REGISTRO GENERAL DE ENTRADA-SALIDA DE DOCUMENTOS

Con ánimo de informar brevemente sobre qué es el registro general de entrada y salida de documentos del Ayuntamiento de Elduain se redacta la siguiente nota informativa.

Todo escrito o comunicación que se presente al Ayuntamiento (entrada) o se remita desde el mismo (salida) queda registrado en un soporte informático, al cual se denomina registro general de entrada-salida de documentos. Anteriormente, las entradas y salidas se registraban a mano en un libro.

La cuestión del registro general de entrada-salida de documentos, se regula en el artículo 38 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre.

Esta Ley establece que todos los ciudadanos tienen derecho a obtener una copia sellada de los documentos que presenten (aportándola junto al original) y asimismo que tienen derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedmientos en los que tengan la condición de interesasdos y a obtener copias de los documentos contenidos en ellos.

La Ley establece unas excepciones (relacionadas principalmente con la salud, seguridad y la intimidad de las personas) salvando las cuales, todos los ciudadanos pueden acceder al conocimiento de los datos que contenga el mencionado registro de entrada y salida. Esto es, el resto de datos tendrán carácter público.

¿Qué datos debe coniener el registro general de entrada-salida de documentos?

-Número de registro.

-Fecha y hora de presentación o remisión.

-Naturaleza del documento (solicitud, oficio, anuncio...).

-Datos del remitente.

-Identificación del destinatario.

-Referencia al contenido.

¿Dónde está ubicado el registro general de entrada-salida de documentos del Ayuntamiento de Elduain?

Físicamente, el registro se ubica en la oficina del Ayuntamiento de Elduain, se podrán registrar documentos en dicha oficina todos los días laborables en los cuales permanezcan abiertas las oficinas del Ayuntamietno desde las 9:00 hasta las 13:00 horas. (Como regla general de lunes a viernes).

¿Existen otros medios para dirigir documentos o solicitudes al Ayuntamiento?

La mencionada Ley 30/1992, establece los siguientes medios de presentación de documentos:

a)Presentar directamente, en mano, los documentos y copias en el registro de entrada-salida de documentos del Ayuntamiento.

b)Presentarlos en los registros de cualquier otra administración pública, con la cual se haya suscrito previamente un convenio. (El Ayuntamiento de Elduain no ha suscrito convenio alguno con ninguna otra administración).

c)Presentarlos en las oficinas de Correos.

d)Caso de encontrarse en el extranjero, presentándolos en las embajadas u oficinas de representación del Estado.

También tendrán validez y causarán plenos efectos, desde la fecha de recepción, las solicitudes dirigidas al Ayuntamiento, cursadas a través de medios telemáticos o informáticos (fax, correo electrónico etc.)

En todos los casos, la fecha de presentación del documento, la fecha de efecto, será la de presentación, aunque el documento original se reciba efectivamente en el Ayuntamiento en fechas posteriores.

No hay que confundir el registro general de entrada y salida con la instancia o solicitud.

El registro general de entrada y salida de documentos no es más que un breve resumen de todos los documentos recibidos y emitidos por el Ayuntamiento, ordenados cronológicamente, esto es un apunte de cúando, y qué se ha remitido o recibido, y a quién se remite o para quién va dirigido el documento.

Caso de querer solicitar cualquier cosa al Ayuntamiento, se debe rellenar un escrito de instancia o solicitud. Para facilitarle en esta tarea, se ha dispuesto en archivo adjunto un modelo normalizado de instancia, asimismo en el apartado de sugerencias, quejas y reclamaciones de la página web del Ayuntamiento encontrará otra posibilidad para hacernos llegar su solicitud.

Por último, aclarar, que dejando a un lado los modelos ofrecidos, el ciudadano puede formalizar la instancia o solicitud en la forma que considere oportuna, pero que en cualquier caso, el escrito debe contener obligatoriamente unos contenidos mínimos, que son:

1.- Datos de identificación del solicitante (nombre y apellidos, número de DNI) y caso de actuar como representante de un tercero, mención del título que le faculte para actuar en su nombre.

2.- Dirección a efectos de notificaciones, para que el Ayuntamiento pueda contestar.

-Se puede indicar el modo en que se desea recibir respuesta (por internet, por escrito...)

-Se puede indicar en que idioma desea recibir respuesta.

3.- Exponer con claridad, lo que solicita al Ayuntamiento, con indicación de los hechos y razones que fundamentan la solicitud.

4.- Lugar y fecha.

5.- Firma.

-Se puede utilizar cualquier otra medio para acreditar la autenticidad o voluntad del solicitante.

6.- Órgano al que dirige la solicitud.

-En el caso del Ayuntamiento de Elduain: Alcalde o Pleno.

Esperamos que la lectura de la presente nota informativa no le haya resultado tediosa, caso contrario, envíenos su sugerencia y trataremos de hacerla más liviana.